- Gaia - Digital Asset Management
Voordat je wegklikt omdat je denkt dit al te weten, luister. We gaan de verschillen bespreken en we beloven dat het de moeite waard is. Er is vast iets dat je nog niet wist zodat je slimmer kunt gaan werken.
Waarom zijn DAM's zoals Dropbox of Google Drive niet voldoende?
Allereerst kan erover worden gediscussieerd of zij überhaupt Digital Asset Management tools zijn. Wij denken dat ze veel overlap hebben. Zoals je zult zien zijn ze echter om verschillende redenen niet voldoende.
Geen functies voor organiseren / structureren
Natuurlijk kun je jouw assets beheren en structureren, mappen maken, enz. Maar dit zijn slechts beperkte basisfuncties. Hoeveel tijd kost het om een specifiek bestand te zoeken? Je bent de locatie, de naam en alle andere relevante eigenschappen van het bestand dat u zoekt vergeten. Goede digital asset management software is een geavanceerd hulpmiddel om te helpen structureren. In Dropbox of Google Drive kun je geen tags toevoegen, er zijn geen zoekfilters, enz. Het eerste en belangrijkste verschil is dus: functies om te organiseren en structureren.
Met deze functies kun je enorm veel tijd besparen. In Gaia gaat de zoekfunctie zo ver dat je zelfs kunt zoeken op brandpuntsafstand, type foto, kleur, enz. Dus zelfs als je elke eigenschap die een foto heeft bent vergeten, zolang je de foto zelf onthoudt, vind je het in een mum van tijd. Zoek je een foto van een moeder en kind, in het gras in een park waar ze picknicken? Zoek gewoon op de tags: #mother #child #park #grass #picnic en voila, daar is ‘ie.
Een digital asset management software is een samenwerkingstool
Ha, je denkt dat je me hebt. Je gaat me vertellen dat Dropbox en vooral Google Drive juist samenwerkingstools zijn. Ja, dat zijn ze. Voor bepaalde soorten bestanden. Probeer eens een foto te bewerken. Dat lukt niet! Daarom is er een discussie over de aard van deze tools. Velen zien ze als louter software voor documentbeheer of als bestandssynchronisatie. En daarvoor zijn ze inderdaad voldoende.
In Dropbox en Google Drive worden jouw visuele assets statisch. Je kunt de extensie niet wijzigen, watermerken toevoegen, downloaden in verschillende formaten, bijsnijden, reacties achterlaten, enz. Je kunt alleen bekijken en delen.
Een software voor digital asset management is bedoeld voor assets, niet voor documenten. Met software voor digital asset management zoals Gaia, kun je eenvoudig foto’s delen in elke grootte, extensie, met of zonder watermerk, enz. Jij bepaalt wie toegang krijgt en met welke rechten. Als je jouw werk met een klant wilt delen, is het nog beter om de assets in een mooie galerij te delen in plaats van losse bestanden of een saaie link. Zo maak je indruk.
Wat is Dropbox?
Deze vraag wordt steeds vaker gesteld. Dropbox was vroeger alleen een bestandssynchronisatie-tool. Dropbox is echter bezig met het bijwerken en uitbreiden van zijn functionaliteiten (terwijl de prijzen stijgen). Volgens een recensie op AndroidPolice wordt Dropbox een soort Slack of Trello. Dit bemoeilijkt hoe het werkt en waarvoor jij het gebruikt. En het is nog steeds niet geweldig om jouw assets mee te beheren. Het lijkt erop dat Dropbox zoveel wil doen, dat het zelf uit het oog verliest wat het is.
Waarom dan niet Adobe Bridge?
Adobe Bridge is dan de juiste oplossing, nietwaar? Nee. Bridge is niet cloud based, hoewel dit mogelijk in de toekomst wel het geval zal zijn. Je moet nog steeds met verschillende harde schijven werken. En op welke schijf heb je welke foto opgeslagen? En kun je jouw assets nog terugkrijgen zodra de schijf crasht? Bridge is ook geen op zichzelf staand product, maar maakt deel uit van Adobe Creative Cloud, dat duur is. Je kunt het gratis downloaden als een op zichzelf staand product, maar het zal dan veel functies missen.
Wat de bruikbaarheid betreft, is de interface veel gecompliceerder. Als je gewend bent om foto’s te bewerken, zou dit geen probleem moeten zijn. Als je op zoek bent naar een plek om bijvoorbeeld jouw webwinkel assets zoals foto’s of marketingmateriaal op te slaan, wil je waarschijnlijk gewoon iets eenvoudigs en intuïtiefs. Adobe Bridge mist ook belangrijke functionaliteiten voor samenwerken. Het is geen vervanging voor een cloud based Digital Asset Management Software.
Voor gebruikers buiten het onderwijs is het goedkoopste Creative Cloud-abonnement
€ 36,29 op Black Friday. Dat is een verschil met Gaia, dat altijd € 9 is met veel functionaliteiten inbegrepen. Dus Adobe Bridge is veel duurder, heeft waarschijnlijk functionaliteiten die je niet nodig hebt, mist functionaliteiten (in de gratis versie) die je wel nodig hebt en heeft een onnodig gecompliceerde interface als je alleen je digitale assets wilt beheren.
Wat is goede Digital Asset Management-software?
Uit wat we tot nu toe hebben besproken, kunnen we de volgende conclusies trekken. Een goede digital asset management software onderscheidt zich van tools zoals Dropbox, Google Drive of Adobe Bridge met:
- Voldoende beheer- en structurerings-opties;
- Geavanceerde zoekopties (filters, tagging, etc.);
- Gericht op assets, niet op documenten;
- Cloud based, zodat je niet hoeft te strugglen met verschillende harde schijven;
- Niet te veel onnodige functies, maar genoeg om mee te werken en jouw digitale assets te beheren;
- Niet te duur;
- Samenwerkingsfuncties die eenvoudig delen en samenwerken mogelijk maken;
- Een overzichtelijke en intuïtieve interface.
Wil je zien hoe een goede software voor digital asset management eruit ziet en aanvoelt? Upload je eerste foto en ontdek het zelf. Het is gratis (tot 5 GB).
© Gaia Media B.V.