Geef toe: dagelijks struin je verschillende mappen af, op zoek naar foto’s die je ooit hebt gedownload voor een klant. Of erger nog: je moet je mailbox uitkammen om die foto die een opdrachtgever stuurde terug te vinden. 

Kosten deze speurtochten tijd? 
Ja.

Is dat nodig? 
Nee.

Met de Digital Asset Management software van Gaia wordt dit proces een stuk eenvoudiger.

Altijd de juiste tool

Als online marketingbureau heb je overal software voor. Je hebt tools voor projectmanagement, voor het maken van analyses en rapporten, voor het uitvoeren van SEO-werkzaamheden, voor interne en externe communicatie: je doet er alles aan om je workflows te optimaliseren en handige software helpt je daarbij. 

Maar hoe zit het eigenlijk met het beheren van alle media die je voor klanten in beheer hebt? Foto’s die je nodig hebt voor het maken van webpagina’s, infographics die je nodig hebt voor een social media campagne of banner sets voor een advertentiecampagne?

Dropbox en Google Drive

Veel online marketingbureaus maken gebruik van Dropbox, Google Drive of een andere file sync oplossing. Rapporten, offertes, contracten en andere belangrijke documenten sla je daar eenvoudig op, zodat je het makkelijk kunt terugvinden. Maar gebruik je deze oplossingen ook voor het opslaan van media, dan is er een flinke verbeterslag te maken. Ontdek de voordelen van Digital Asset Management software. 

DAM software voor online marketingbureaus

In Gaia zet je al je content files op één locatie in de cloud. Jij en je collega’s hebben altijd en overal toegang tot al deze bestanden: logo’s, foto’s, video’s, banners, etc. Hierdoor bespaar je veel kostbare tijd en wordt het opzetten van campagnes een stuk eenvoudiger. Gaia is dan ook de ideale DAM software voor online marketingbureaus.

Al je beeldmateriaal opslaan op één centrale plaats

Als medewerker van een online marketingbureau werk je dagelijks aan verschillende opdrachten. Een website bijwerken, een remarketingcampagne inrichten, een social media post maken: voor veel taken heb je content nodig. Door alle content centraal op 1 plaats op te slaan win je tijd. Nadenken over de vraag “waar heb ik die foto ook alweer opgeslagen” is verleden tijd. 

Met een DAM software beschik je over een centrale opslagplaats, waar je al je beeldmateriaal organiseert. Roep een policy in het leven die iedere medewerker vertelt om al het beeldmateriaal van opdrachtgevers op te slaan in Gaia. Ontvang je files via wetransfer? Upload in Gaia. Ontvang je een foto als e-mail bijlage? Upload in Gaia. Op die manier is het altijd duidelijk: al het beeldmateriaal is te vinden in Gaia. 

Bestanden zoeken vinden

Een bestand vinden in Gaia kan op verschillende manieren: 

Mappenstructuur

Allereerst kun je een mappenstructuur aanmaken. Deze kun je uiteraard zelf bepalen en ieder moment aanpassen. Een logische indeling voor een mappenstructuur van een online marketingbureau is: 

• Intern
  • Team
  • Marketing
  • Sales
  • Etc.
• Projecten
  • Project A
    • Huisstijl
    • Website
    • Social
    • Overig
  • Project B
    • Huisstijl
    • Website
    • Social
    • Overig
  • Etc.

Uiteraard kun je de mappenstructuur helemaal inrichten zoals je zelf wilt. 

Tagging

Je kunt er ook voor kiezen om alle bestanden in de root (hoofdfolder) te plaatsen. Hierdoor wordt je root minder overzichtelijk, maar er is een oplossing om je bestand toch te vinden: tags. 

Door elke file te voorzien van 1 of meerdere tags kun je bestanden eenvoudig terugvinden. Als je op deze manier gaat werken, stel dan een policy waarin je vastlegt hoe tags ingesteld moeten worden. Hierdoor houd je het ook voor grotere teams overzichtelijk. De richtlijn kan er als volgt uitzien: 

• Files intern > Tag ‘Intern’
• Files klanten > Tag ‘[klantnaam]’
• Logo’s > Tag ‘Logo’
• Foto’s t.b.v. website > Tag ‘Website’
• Etc. 

Het logo van een klant vinden is nu erg eenvoudig: type de woorden [klantnaam] + ‘logo’ in en voila! 

Lees alles over het gebruik van tags in dit artikel. 

Combinatie van mappen én tags

Maar wacht… wie zegt dat het ‘of-of’ is? Binnen Gaia kun je het gebruik van mappen heel goed combineren met tags. En in de praktijk is dit de meest voorkomende én handigste methode. 

Je maakt een mappenstructuur aan én maakt gebruik van tags. Zo kun je jouw bestand altijd vinden, ook als je een keertje de verkeerde tags heb gebruikt of files in de verkeerde map hebt gezet. 

Favorieten

Heb je bepaalde files vaak nodig, of wil je gewoon vaak even naar je eigen foto kijken? Markeer ‘m als favoriet en hij verschijnt in het onderdeel ‘Favorites’. Op die manier ben je altijd 1 muisklik verwijderd van jouw favoriete bestandje!

Samenwerken is makkelijk met DAM software

Bij een online marketingbureau draait het vooral om samenwerken. Je werkt in opdracht van een klant en hebt bij ieder project wel een aantal stakeholders. Fotografen, collega’s, contactpersonen bij de klant; de kans is groot dat je regelmatig bestanden met hen moet uitwisselen. Hiervoor heeft Gaia een oplossing: bestanden delen. 

Je kunt het zien als alternatief voor bijvoorbeeld Wetransfer. Een beter alternatief. 

Bestanden aanvragen

In plaats van het over en weer sturen van Wetransfer linkjes, geef je een fotograaf of externe specialist toegang tot een specifieke map. Hierin kunnen bestanden geupload worden, waardoor ze rechtstreeks in de juiste map staan. Geen downloads meer, geen e-mailtjes met bijlagen: het juiste bestand in de juiste map. 

Let op: deze functie is alleen beschikbaar in betaalde abonnementen (vanaf € 9,- per maand). 

Bestanden delen

Wil je een bestand of map delen? Ook hier bespaar je tijd: in een paar muisklikken deel je een bestand of map en geef je aan op welke manier dat moet gebeuren. Als download of als gallerij, in welke extensie, met welke resolutie; je bent zelf de baas. 

Opslaan > Vinden > Samenwerken

Voor online marketingbureaus die struggelen met het beheer van beeldmateriaal is er dus een oplossing: Gaia. Een online tool met een razendsnelle laadtijd, gebruiksvriendelijke interface en bovendien: een gratis versie. Voor precies € 0,- per maand heb je 5 GB storage en kun je met twee gebruikers aan de slag met het opslaan, vinden en delen van jouw beeldmateriaal. Heb je een wat groter team en wil je meteen volop aan de slag? Voor € 9,- per maand heb je 100 GB storage en mooie extra functies, zoals batch resizing en watermerk tool. 

Klaar om aan de slag te gaan? Start hier!